Section : Quality Solving

วันจันทร์ที่ 4 เมษายน พ.ศ. 2554

ระบบบริหารคุณภาพกับชิวิตจริงในโรงงาน (Blog3: เรื่องการสร้างระบบ: QMS Set Up)

Blog ที่ 3: หัวข้อเรื่อง : การสร้างระบบ: QMS Set Up
ระบบบริหารคุณภาพกับชิวิตจริงในโรงงาน (ต่อจาก Blog2: เรื่องเริ่มการจัดทำระบบ: QMS Click Off)
บริษัท เค เอส เนชั่น คอนซัลแตนท์ จำกัด
KS NATION CONSULTANT CO.,LTD.
เลขที่ 823/28  ถนนพรหมาสตร์  ตำบลบางปลาสร้อย  อำเภอเมือง  จังหวัดชลบุรี  20000
ติดต่อ K.NAT K.Sun Mobile: 081 3029339, 0886560247, 083 2431855
E-Mail:  ksnationconsultant@hotmail.com, isoiatf@hotmail.com   
Bangkok Fax: 02 7441859
Line ID: iatf16949
ให้คำปรึกษาและอบรมทุกระบบ ISO
ให้บริการเป็น QMR/EMR/OHSMR สำหรับ SME 
รักษาระบบ ISO แทนตำแหน่งที่รอสรรหา
"นึกถึงไอโซ่ โทรหา KS" 081 3029339

หลักสูตรแนะนำใหม่
พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล
Personal DATA Protection Act. PDPA
ส่วนองค์กรขนาดเล็ก ข้อมูลน้อย มีกฎหมายลูกยกเว้น
สามารถนำมาจัดทำระบบรองรับเพื่อให้ข้อมูลมั่นคงปลอดภัย
สนใจหลักสูตร การประยุกต์ใช้งาน PDPA อย่างมีประสิทธิผล
ผู้เข้าอบรม เช่น ฝ่าย HR ขายและการตลาด จัดซื้อ บัญชี วิศวกรรม ซ่อมบำรุง และ จปว.

ณ วันนี้ ระบบบริหารคุณภาพ ค่อนข้างจะนิ่ง ไม่เปลี่ยนแปลง
ISO9001:2015 ยังน่าจะใช้รับรองอีกสักระยะ ไม่ปรับเวอร์ชั้น
แต่ด้านความปลอดภัยกับด้านแรงงาน น่าจะมีความเข้มงวดขึ้น
วันที่ 1 มิถุนายน 2565 PDPA: Personal Data Protection Act

วันที่ 10 มิถุนายน 2565 จะมีผลบังคับใช้ โรงงานที่มีพนักงาน
ตั้งแต่ห้าสิบคนขึ้นไป ต้องมีจัดทำมาตรฐานระบบการจัดการ
อาชีวอนามัย ความปลอดภัย....
ดังนั้นโรงงานที่ได้รับรอง ISO45001:2018 ถือว่า มีครบถ้วนแล้ว

โรงงานที่ต้องมี บุคลากรเฉพาะรับผิดชอบความปลอดภัยการเก็บรักษาวัตถุอันตราย: บฉ ที่กรมโรงงานอุตสาหกรรมรับผิดชอบ พ.ศ.2551      มีผลบังคับใช้เมื่อวันที่ 18 เมษายน 2554 ช่วงนี้คนเข้าทดสอบมาก
โรงงานที่เข้าข่ายนี้ เข้าใจง่ายๆ คือ
1 มีวัตถุอันตราย 1,000,000 กิโลกรัมต่อปี ทั้งผลิต นำเข้า ส่งออก
2 พื้นที่จัดเก็บวัตถุอันตรายตั้งแต่ 300 ตารางเมตรขึ้นไป
3 เข้าข่ายวัตถุไวไฟ สารออกซิไดซ์ และสารเปอร์ออกไซด์
แต่ถ้ามีใช้สารเคมีอันตรายตั้งแต่ 1,000 กิโลกรัมต่อปี
ต้องรายงานกรมโรงงานอุตสาหกรรมทุกสิ้นเดือนมีนาคมของทุกปี
เพิ่มจากที่ส่งรายงาน สอ.1  วัตถุอันตรายให้กระทรวงแรงงาน
ทุกสิ้นเดือนมกราคมของทุกปี

โรงงานที่ตั้งในนิคมอุตสาหกรรม ที่ใช้ก๊าซไวไฟหรือของเหลวไวไฟ
ที่มีปริมาณครอบครองตั้งแต่ 4,545 กิโลกรัม ต้องทำ 
PSMProcess Safety Management 
เพื่อความปลอดภัยจากไฟไหม้และเกิดการระเบิด
ถ้าทำระบบ ISO จะเข้าใจ มีทำ Internal Audit, Management Review
รวมถึงให้ External Auditor มาตรวจ ณ โรงงาน

In-House Training and Consulting
ให้คำปรึกษา จัดทำระบบ อบรมภายใน
ช่วงนี้โรงงานเริ่มอบรมภายใน เพื่อป้องกันโควิท 19 
การ์ดไม่ตก ใส่แมส จัดระยะห่าง ล้างมือด้วยเจลเสมอ
ISO9001:2015, ISO13485:2016
ISO14001:2015, ISO45001:2018
ISO31000:2018 การบริหารความเสี่ยง ISO&IATF 
ISO14971:2019 RM for Medical Devices
IATF16949:2016, ISO19011:2018 Internal Auditor
Control of Documented Information ทุก ISO
กรณีผู้เข้าอบรมจำนวน 30-40 ท่านขึ้นไป ควรจัดระยะห่าง มีเจลล้างมือ ใส่แมสตลอด 
ผู้เข้าอบรมที่ผ่านเกณฑ์ KS ออก Training Certificate ให้ทุกท่าน
Click: quality1996-quality1996.blogspot.com/
Mobile: 0813029339, 0886560247   Line ID: iatf16949

In-House Training and Consulting
ให้คำปรึกษา จัดทำระบบ อบรมภายใน
FMEA What’s Change in The New AIAG & VDA 1st Edition 2019. 
หลักสูตรบรรยายหนึ่งวันเต็ม บรรยาย DFMEA, FMEA-MSR และ PFMEA 
     สำหรับโรงงานที่มี Design พนักงานเข้าใหม่ วิศวกรใหม่ หรือผู้สนใจ
การประยุกต์ใช้ PFMEA by AIAG & VDA 1st Edition 2019. 
    ช่วงโปรโมชั่นพิเศษสำหรับลูกค้าที่มีโบชัวร์โปรโมชั่น 
New FMEA By AIAG & VDA
AP แทนที่ RPN ติดตามที่ Blog 60 Click: quality1996-quality1996.blogspot.com/

สำหรับ ISO45001:2018 แตกต่างกับ OHSAS18001:2007 
มาตรฐานใหม่ฉบับนี้ประกาศใช้แล้วเมื่อวันที่ 12 มีนาคม 2018
แต่ OHSAS18001:2007 ยังให้การรับรองได้จนถึงวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2021 ดังนั้นตั้งแต่วันที่ 1 มีนาคม 2021 จะมีแต่ ISO45001:2018 เข้ามาแทนที่ สามารถคลิ๊กไปอ่านที่ link   http://safetysolving.blogspot.com/

คุณภาพเป็นเลิศ  ราคาพอเพียง  ลูกค้าพึงพอใจ
823/28 ถนนพรหมาสตร์ อำเภอเมือง ชลบุรี    
081 3029339, 083 2431855 
โทรสาร 02 7441859
Line ID: iatf16949
ksnationconsultant@hotmail.com 
isoiatf@hotmail.com
หรือที่ isobible@gmail.com
ออกใบ Certificate ให้ผู้เข้าอบรมจริงทุกท่าน ค่าฝึกอบรมสามารถนำไปลดหย่อนภาษีได้
วันที่อบรมสามารถอบรมแยกจากกันคนละเดือนหรือตามความสะดวก
มีทั้งแบบเร่งด่วนหรือโครงการปกติ
"as your require"
บทความ ISO9001&IATF16949/TQM/Six Sigma สามารถคลิ๊ค
บทความ GMP/HACCP/FSMS  link:  http://qualitysolving.blogspot.com/
บทความ EMS/OH&S /SA8000  link: http://safetysolving.blogspot.com/
Check List ISO ทุกระบบ link:  http://Mcqmrtraining-Mcqmr.blogspot.com/
หรือ  http://sites.google.com/site/isosiamtraining/
หรือ SA8000 Check List link ที่  http://McQMRTraining.blogspot.com/
สำหรับโรงงานที่ต้องการควบคุมและกำจัดสัตว์รบกวนและสัตว์พาหะ ทั้งแมลง ปลวก นก หนูต่างๆ
สามารถติดต่องาน Pest Control โดย Click:   http://www.nanoherb.com

บทความด้านระบบการจัดการต่างๆของ McQMR และ Soonthorn  Ngamprompong หรือ                   ของสุนทร งามพร้อมพงศ์ (อาจารย์ศรราม) เป็นลิขสิทธิ์ของบริษัท KS NATION CONSULTANT CO.,LTD. ห้ามสำเนาและคัดลอกโดยไม่ได้รับอนุญาต Copy Right, All Rights Reserved.   
กรณีสงสัยสอบถามได้ที่ E-Mail: ksnationconsultant@hotmail.com ฟรี 

อบรมภายในราคาพิเศษ:
หลักสูตร Logical Thinking คิดแบบมีตรรกะ อบรมหนึ่งวัน 
ISO9001:2015 New Version และ IATF16949:2016 
หลักสูตรข้อกำหนด Requirements of ISO9001:2015 New version    
หลักสูตร Risk Management of ISO9001:2015
หลักสูตรผู้ตรวจติดตามภายใน Internal Auditor of ISO9001:2015
EMS ISO14001:2015 New Version
หลักสูตรข้อกำหนด Requirements of ISO14001:2015 New Version    
หลักสูตร Risk Management of ISO14001:2015 
หลักสูตรผู้ตรวจติดตามภายใน Internal Auditor of ISO14001:2015
OH&S ISO45001:2018
หลักสูตรข้อกำหนด Requirements of ISO45001:2018 New Standard    
หลักสูตร Risk Management of ISO45001:2018
หลักสูตรผู้ตรวจติดตามภายใน Internal Auditor of ISO45001:2018  

กรณีสงสัยสอบถามได้ที่ E-Mail: ksnationconsultant@hotmail.com ฟรี 
เพื่อเป็นการแลกเปลี่ยนความรู้ สู่ "โซเชียล ไอโซ่ (Social ISO) เพื่อนแท้ที่แปลกหน้า"

หลังจากตั้งทีมงานจัดทำระบบแล้ว มีกำหนดให้ผู้จัดการคนหนึ่งไปรับหน้าที่ QMR ต้องเขียนแผนงาน หรือ Action Plan ออกมา โดยใช้การประชุม เพื่อให้มีการระดมความคิด ให้ทุกฝ่ายมีส่วนร่วม โดยในแผนระบุหัวเรื่องที่ต้องปฎิบัติ กำหนดตัวผู้รับผิดชอบ กำหนดระยะเวลาที่จะแล้วเสร็จ รวมทั้งงบประมาณ ทรัพยากรต่างๆที่ต้องใช้ การที่จะยื่นขอรับรองได้ต้องกระทำหรือ Implementation มาแล้วไม่น้อยกว่าสามถึงสี่เดือน ทำให้ครบทั้งสี่ขั้นตอน จึงจะยื่นขอรับการรับรองจากหน่วยงานที่ให้การรับรอง(Certification Body:CB) เมื่อยื่นเรื่องแล้ว ทาง CB ก็จะประสานงานกับ QMR เพื่อกำหนดวันตรวจประเมินโรงานเพื่อดูว่า ได้ทำระบบครบถ้วนตามข้อกำหนดแล้ว จึงจะให้การรับรองต่อไป ส่วนใหญ่ใบรับรองจะมีอายุสามปี ยกเว้นมาตรฐาน GHP จะกำหนดไว้เพียงสองปีต้องตรวจประเมินใหม่(Re-Assessment หรือ Re-Audit)                                                                                                              
ทำไมต้องติดต่อ QMR เป็นหลัก เพราะเป็นช่องทางหรือ Window ที่กำหนดไว้ เป็นผู้ประสานงานทั้งภายในและภายนอกองค์กรด้านระบบคุณภาพ สังเกตุดูดีๆ บางหน่วยงานเวลาโทรศัพท์ไป จะมีการโอนสายหรือให้รอคอยสายนานมาก บางทีรับแล้วก็เงียบไปเลย การกำหนดช่องทางนี้ก็ทำให้มั่นใจว่าไม่มีปัญหาการสื่อสาร 

หัวข้อที่โรงงานหรือองค์กรต้องทำตามแผนงานคือ
1 กรรมการผู้จัดการหรือผู้บริหารสูงสุดในองค์กรกำหนด นโยบายคุณภาพ (Quality Policy) และออกคู่มือคุณภาพ(Quality Manual) เพื่อกำหนดให้แต่ละฝ่ายรับนโยบายไปปฎิบัติ เพื่อให้บรรลุตามนโยบาย วัตถุประสงค์ด้านคุณภาพ (Quality Objective) และเป้าหมาย(Target)

2 แต่งตั้งทีมงานที่จัดทำระบบ QMS หรือ ISO9001 (ISO14001, OHSMS45001, IATF16949, ISO22000, ISO26000 หรือระบบการจัดงานอื่นๆก็คล้ายคลึงกัน)

3 ประกาศแต่งตั้ง QMR หรือตัวแทนฝ่ายบริหาร บางโรงงานยังหาตัวไม่ได้ ก็มักให้ผู้บริหารโรงงานทำหน้าที่นี้ไปก่อน ยุคเวอร์ชั่นปี 1987 และเวอร์ชั่นปี 1994 เรียกว่า ISO9001 กำลังมาแรง ระบบการจัดการสิ่งแวดล้อมก็เพิ่งใกล้จะเกิด ยุคนั้นคนเป็น QMR มักเป็นผู้บริหารหรือผู้จัดการโรงงาน เรียกว่า Power สูงมาก คนรู้ISO ก็ยังน้อย การทำระบบยุคนั้น เอาจริงเอาจังมาก อบรมก็มาก ทำกันดึกๆกว่าจะได้กลับบ้านตีสอง ตีสามก็มี ช่วงเวลาเที่ยงคืนยังอยู่ที่โรงงาน เป็นบรรยากาศที่ยุคนี้ไม่ค่อยมีแล้ว เพราะระบบถูกวางไว้แล้ว ก็แค่ทำตามเอกสารที่เขียนไว้เป็นหลัก(ไม่แน่ใจว่าบางแห่งทำเฉพาะตอนถูกตรวจหรือไม่ เอาเป็นว่าในชีวิตจริงมักเป็นแบบนั้น ผู้จัดการแต่ละฝ่ายต้องร่วมกับ QMR ให้ทุกคนปฎิบัติตามระเบียบ หากคู่มือหรือระเบียบปฎิบัติใดทำแล้วเกิดปัญหา ก็ให้ทบทวนแก้ไขใหม่ได้ ขอเน้น ระเบียบปฎิบัติหรือ Procedure ISO แก้ไขได้ แต่ในเนื้อหาต้องระบุครบข้อกำหนดของมาตรฐาน)

ยุคปี 2000 เริ่มนิยมให้ QA Manager หรือ QC Manager เป็น QMR ก็อย่างว่าข้อกำหนดของ ISO9001 ที่ต้องปฎิบัติและถูกผู้ตรวจสอบขอดูนั้นกว่า 60-70% ของน้ำหนักงานก็เน้นไปที่ QA/QC และQMR ยุคปัจจุบันผู้ที่เป็น QMR ส่วนใหญ่ก็ยังเป็นพนักงานจาก QA/QC แต่หลายแห่งเริ่มให้ระดับ Supervisor มาเป็น QMR 

ฉะนั้น ถ้าไม่ใช่ระดับจัดการเป็น QMR การไปประสานงานกับระดับผู้จัดการฝ่ายจะลำบาก ดูง่ายๆขนาดระดับผู้จัดการด้วยกันบางครั้งก็ยังไม่ฟังกันเลย แต่ก็มีหลายโรงงานให้ผู้จัดการฝ่ายผลิต หรือฝ่ายบุคคลเป็น QMR ก็มี ในข้อกำหนดไม่ได้บังคับว่าต้องเป็นใคร แต่ระบุว่าต้องเป็นระดับจัดการและมีได้เพียงหนึ่งคนเท่านั้น บางโรงงานก็ไประบุว่า Supervisor ก็คือผู้บริหารระดับต้น (ระดับกลางมักเป็นฝ่าย ระดับสูงมักเป็นผู้จัดการโรงงานและกรรมการบริหาร)

4 ใครจะเป็น QMR ที่แปลกเคยพบองค์กรหนึ่งให้ผู้จัดการฝ่ายบัญชีเป็น QMR ก็ไม่มีปัญหาอะไร จบสาขาบัญชี เรื่องการตรวจสอบหรือ Audit นั้น พนักงานบัญชีจะเก่งอยู่แล้ว ยุคหนึ่งรับสมัครงานเกิดความสับสน เพราะว่ามีการประกาศรับสมัครตำแหน่ง ผู้ตรวจสอบ (Auditor) ต้องสังเกตุตรงคุณสมบัติให้ชัดเจน หากระบุว่าจบบัญชี แสดงว่าจะเอาไปทำระบบบัญชี หรือตรวจสอบภายใน (Internal Audit ทางบัญชี)หากระบุว่าผ่านหลักสูตร Lead Assessor หรือ Internal Quality Auditor แสดงว่าจะรับไปทำงานหน่วยงานISO เท่าที่ผ่านมาทุกโรงงานไม่นิยมให้ฝ่ายบัญชีอยู่ในขอบข่ายระบบ QMS เพราะเกรงว่าถูกตรวจสอบแล้วอาจไปดูระบบฐานเงินเดือนพนักงาน รายรับรายจ่าย จึงไม่นิยมกัน เวลาทำการตรวจติดตามภายใน (ทำกันเอง) หรือผู้ตรวจสอบจาก CB มาตรวจทุกครั้ง ฝ่ายบัญชีและการเงินจะไม่ถูกตรวจสอบเลย น้องๆโรงงานและ QA ก็อย่าไปน้อยใจเลย อย่าไปคิดถึงเพลงที่ว่า อย่าปล่อยให้เธอ(บัญชี)ลอยนวล เวลาจะไปต่างจังหวัด ต้องสำรองเงินจากบริษัทล่วงหน้า จะได้เบิกง่าย

Step1: ระบบเอกสารครบถ้วนตามข้อกำหนด (Document Control System)
5 ควรจัดตั้งหน่วยงานควบคุมเอกสาร (Document Control) ยุคเก่าๆตั้งหน่วยงาน ISO จริงจัง มีคนดูแลISO โดยตรง ปัจจุบันสถานะการณ์เปลี่ยนไป อย่างเก่งก็มีคนดูแลควบคุมเอกสาร 1-2 คนเพื่อช่วยงาน QMR และหน้าที่การบริหารงานคุณภาพจะให้ฝ่าย QA รับไปทั้งหมด ทำให้ QA Manager มักจะต้องเป็น QMR ด้วย

6 ต้องกำหนดการประชุมที่ชัดเจน และประชุมจริงแบบต่อเนื่อง ช่วงแรกสัปดาห์ละสองครั้งก็น่าจะเหมาะสม เพื่อติดตามงาน แบ่งหน้าที่ให้ฝ่ายที่เกี่ยวข้องไปเขียนระเบียบปฎิบัติหรือ Procedure ตามมารตฐาน ISO9001 บังคับต้องมี 6 Procedure แต่เรื่องงานส่วนใหญ่ทำมาจากอดีต โรงงานมักมีมากกว่าหกระเบียบปฎิบัติ เรียกว่าทุกเรื่องการทำงานเขียนเป็นระเบียบปฎิบัติหรือ Procedure ทั้งหมด การมีระเบียบเป็นเอกสารจริงมากกว่าข้อกำหนดบังคับนั้น ทำเกินข้อสอบก็ไม่เป็นไร ทำแล้วเกิดประโยชน์นับว่าดี แต่ต้องทำให้ได้ตามที่เขียนหรือเขียนให้ตรงกับที่ทำจริง

7 ISO9001 กำหนดต้องมีอย่างน้อยหกระเบียบปฎิบัติหรือ Procedure ที่บังคับคือ
      1ระเบียบปฎิบัติหรือ Procedure เรื่องการควบคุมเอกสาร   
(Control of Documents) หัวข้อ 4.2.3 (ข้อกำหนดหรือ Requirement ISO9001 ต้องมีตััวมาตรฐานเปิดดู จะทำ Link ให้ในภายภาคหน้า)
      2ระเบียบปฎิบัติหรือ Procedure เรื่องการควบคุมบันทึก
(Control of  Records)  หัวข้อ 4.2.4
      3ระเบียบปฎิบัติหรือ Procedure เรื่องการตรวจติดตามคุณภาพภายใน (Internal Quality Audit)  หัวข้อ 8.2.2
      4ระเบียบปฎิบัติหรือ Procedure เรื่องการควบคุมผลิตภัณฑ์ที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนด (Control of Nonconformity Product) หัวข้อ 8.3


      5 ระเบียบปฎิบัติหรือ Procedure เรื่องการปฎิบัติการแก้ไขไม่ให้เกิดซ้ำ (Corrective Action) หัวข้อ 8.5.2
      6 ระเบียบปฎิบัติหรือ Procedure เรื่องการป้องกัน (Preventive Action) หัวข้อ 8.5.3

ขอเน้นว่าในความเป็นจริงแล้ว ทุกบริษัท มีทำเป็นระเบียบปฎิบัติมากกว่าหกหัวข้อ บางบริษัท ทำทุกเรื่องเขียนเป็นระเบียบปฎิบัติทั้งหมด แยกย่อยจนมีระเบียบเกือบร้อยชุด อย่างนี้จะบอกว่าดีไหม ก็คงดี เพราะมีไว้ใช้งาน อย่างน้อยพนักงานใหม่ ได้ใช้อบรม หรือเวลาหัวหน้าไม่อยู่ ก็เปิดดู เพื่อให้มั่นใจว่าทำงานถูกต้องตามที่กำหนด หากมีแล้วไม่เปิดใช้งาน เก็บไว้แต่ในแฟ้ม ผู้เขียนมองว่าไม่เกิดประโยชน์ ไม่คุ้มค่ากับเวลาที่สูญเสียไป

8 ระหว่างนี้ให้ทุกฝ่ายจัดทำ ทบทวนและแก้ไขคู่มือการทำงาน (Work Instruction:WI) และสร้างแบบฟอร์ม(Form) รวมทั้งเอกสารสนับสนุน(Supporting Document)ทุกอย่างให้ครบ

9 เตรียมการจัดทำ Master List โดยเริ่มรวบรวมจากรายการย่อย (List) หรือ ดัชนี(Index) ให้แต่ละฝ่ายช่วยทำเบื้องต้น จากนั้นเจ้าหน้าที่ควบคุมเอกสารหรือ Document Controller เข้าไปตรวจสอบร่วมกับ QMR เพื่อรวบรวมมาเป็นรายการฉบับรวมทั้งองค์กรที่เรียกว่า Master List  ช่วงนี้สำคัญมากเพื่อเริ่มการผลักดันการควบคุมเอกสารให้เข้ามาในระบบ เรียกว่า เป็นการขุดรากถอนโคน พวกที่ชอบแอบใช้เอกสารเถื่อน ซึ่งหมายถึงเอกสารที่ไม่มาขึ้นทะเบียนนั่นเอง QMR ควรผลักดันให้ทุกฝ่ายกำหนดตัวพนักงานที่จะเป็นผู้รับและส่ง(Document Window)เอกสารระหว่างฝ่ายกับหน่วยงานควบคุมเอสารและของQMR ให้ทุกฝ่ายทำ List มิฉะนั้นแล้ว การควบคุมจะยาก ภาระหนักจะตกกับน้องด๊อก (ในโรงงานชอบเรียกแบบนี้จริงๆ ต่อหน้าน้องควรเรียกให้เต็มยศนะครับ) ภาระกดดันนี้ก็ทำให้น้อง ด๊อกคิวเมนท์(Document Controller) ลาออกไปก็พบเห็นบ่อยๆ

10 ต้องทบทวนเอกสารที่ทำมาทั้งหมด (Review Document) วิธีที่ดีที่สุด ก็นำไปตรวสอบ ณ จุดหน้างานร่วมกับผู้เกี่ยวข้อง โดยQMR จะต้องเข้ามามีบทบาทตรงนี้ เชื่อได้เลย ยังมีการแก้ไข และก็แก้ไขอีกหลายรอบ (Revise Document) อย่างไม่เป็นทางการ ปัญหาที่พบเมื่อแก้ไขมากครั้ง ก็จะสับสนจำไม่ได้ว่าชุดไหนล่าสุด ทางที่ดีระบุเป็นดร๊าฟ(Draft ที่ 1, 2,3,......)

11 ทั้งสิบข้อข้างบน ยังแค่เป็นStep แรกของการจัดทำระบบคือ ทำระบบเอกสารขึ้นมา ทำอย่างไรก็ยังไม่บริบูรณ์ ผู้เขียนคิดว่า ทยอยทำและทยอยปรับปรุง ปล่อยเอกสารที่ขึ้นทะเบียนแล้วลงไปให้พนักงานทำงาน และติดตามผลอย่างใกล้ว่าถูกต้องหรือไม่ ใช้งานยากไหม ต้องเพิ่มและแก้ไขจุดใดบ้าง QMR ต้องรวบรวมและจัดทำแผนคุณภาพ (Quality Plan) ขึ้นมาร่วมกับทุกฝ่าย เพื่อเตรียมคน เครื่องจักร          อุปกรณ์ และสิ่งจำเป็นทั้งหมด ไม่ใช่เน้นแค่ QA และ Production ช่วงนี้ให้ทำใบกำหนดหน้าที่งาน(Job Description: JD)ให้ครบทุกตำแหน่ง

Step2: การปฎิบัติใช้งานจริงไม่น้อยกว่าสามถึงสี่เดือนขึ้นไป (Implementation)
12 ช่วงสามถึงสี่เดือนนี้ที่เรียกว่าการนำไปปฎิบัติ(Implementation)
เมื่อเอกสารทำเสร็จ ก่อนนำไปใช้งานให้แต่ละฝ่ายทำการชี้แจงและฝึกอบรม โดยQMR เข้าร่วมกับทุกฝ่าย ช่วงการทำระบบช่วงแรกๆจะยุ่งยากและใช้เวลาพอสมควร ทุกงานและทุกเอกสารที่ใช้ให้ลงบันทึกข้อมูลให้ถูกต้องครบถ้วน ช่วงนี้จัดว่าอยู่ใน Step ที่ 2 การติดตามผลลัพท์ และค่า KPI ว่าแต่ละฝ่ายมีประสิทธิผลงานบรรลุค่าเป้าหมายหรือไม่ หากไม่บรรลุให้ออกแผนงานว่าจะทำอย่างไรให้ได้

Step3: การตรวจประเมินคุณภาพ(Internal Quality Audit หรือ IQA)
13 เข้าสู่ช่วงการตรวจประเมินหรือตรวจติดตามคุณภาพภายใน (Internal Quality Audit: IQA)
โดยช่วงนี้ QMR และฝ่ายบุคคลต้องประสานงานกันเพื่อหาวิทยากรมาอบรมพนักงานทั้งโรงงานให้มีความรู้พื้นฐานและตระหนักในด้านคุณภาพ และจะมีการคัดสรรพนักงานกลุ่มหนึ่งจากทุกฝ่ายมาทำการฝึกอบรมหลักสูตรผู้ตรวจประเมินคุณภาพภายใน(IQA) 
ผู้เขียนมองว่าต้องหาประเภทที่มีแวว เป็นคนช่างสังเกตุ แต่ไม่ใช่ไปจับผิดชาวบ้าน จากทุกฝ่ายควรมีทั้งพนักงาน หัวหน้างาน วิศวกร หรือผู้จบปริญญาตรีรวมทั้งตัวผู้จัดการจากทุกฝ่าย
ผู้เขียนมีเรื่องเล่าให้ฟัง สมัยทำงานที่หนึ่ง มีน้องวิศวกรคนหนึ่งเป็นคนที่ตรวจสอบดีมาก ค้นหาสิ่งบกพร่องได้ครบ แต่สิ่งหนึ่งที่น้องคนนี้ไม่รู้ตัวคือการพูดจา เวลาคุยกับพี่ป้าน้าอา ก็พูดโดยขาดประสบการณ์ เช่น เรื่องง่ายๆแค่นี้ พวกคุณทำไมทำไม่ได้ พวกคุณกินข้าวหรือกินหญ้า.... ถึงตรงนี้ QMR ต้องรีบเข้าไปดูแลและประสานงานดีๆนะครับ สรุปการตรวจสอบภายในหรือตรวจติดตามคุณภาพภายใน เป็นการเตรียมความพร้อมก่อนที่จะมีคนนอกมาตรวจสอบ พบข้อบกพร่องจะได้ดำเนินการทันที

14 การอบรมคิดว่าต้องจ้างคนนอกดีกว่า เพราะหลายครั้งคนในถูกส่งไปอบรมแล้วมาสอนต่อ ประสิทธิผลบางทีเหลือเพียงห้าสิบเปอร์เซ็นต์ บางครั้งการเป็นคนในความศักดิ์สิทธิ์ก็มักลดลง ในอดีตมีบางโรงงานต้องจ้างที่ปรึกษาเข้าไปประชุมร่วม เป็นคนตัดสินจะทำอย่างไรต่อก็มี

15 QMR นำรายชื่อทีมตรวจสอบภายในที่คัดสรรแล้ว เสนอผู้บริหารพิจารณาและประกาศแต่งตั้ง
ช่วงนี้ยังอยู่ใน Step ที่ 3 จากนั้น QMR เรียกประชุมทีมงาน ทำแผนการตรวจสอบภายใน โดยระบุให้ใครและฝ่ายใด ไปตรวจฝ่ายไหน ตามข้อกำหนด ห้ามตรวจสอบฝ่ายตนเองโดยเด็ดขาด ใบประกาศและแผนงานนี้ ผู้ตรวจสอบจาก CB มักตรวจสอบว่าทำถูกต้องหรือไม่ หากพบข้อผิดพลาดก็จะออกใบร้องขอให้แก้ไขข้อบกพร่องหรือ CAR ให้กับ QMR กรณีทีมงานตรวจสอบ มีลาออก ก็อย่าลืม Up-Date ควรสร้างทีมตรวจสอบของแต่ละฝ่ายไว้หลายๆคน อย่าให้มีแค่หนึ่งหรือสองคน ต้องเผื่อเรื่องพนักงานลาออกหรือย้ายงาน หรือหยุดงาน เช่นลาคลอดบุตร หากทีมงานเป็นน้องผู้หญิง

16 วางแผนการตรวจติดตามคุณภาพภายในและเตรียมทำ Check List คือมีการชี้แจงการและแบ่งทีมตรวจ กำหนดขอบข่ายการตรวจให้ชัดเจน ทำรายการตรวจสอบหรือ Check List หรือ Check Sheet นั่นเอง การทำ Check List ต้องทำให้ครบถ้วนและถูกต้อง  ผู้ตรวจสอบจาก CB มักตรวจสอบว่าทำถูกต้องหรือไม่ หากพบข้อผิดพลาดก็จะออกใบร้องขอให้แก้ไขข้อบกพร่องหรือ CAR ให้กับ QMR เช่นกัน หัวข้อเรือง Check List นี้ ผู้เขียนจะทะยอยจัดทำลงไปอย่างต่อเนื่องให้มากที่สุด คาดว่าจะลงในบทความ Blog4 จะเป็นประโยชน์ต่อทุกท่านที่สนใจ โดยจะรวบรวมข้อมูลให้มากที่สุดทั้งสมัยที่เป็นผู้ตรวจสอบ เป็นที่ปรึกษาและวิทยากร หรือ เป็นQMR ทั้งโดนผู้ตรวจสอบจากหลายๆ CB มาตรวจสอบ ก็คงต้องใช้เวลาสักระยะนะครับ การไปตรวจสอบแล้ว พบข้อบกพร่องให้ออก CAR จากนั้น QMR ร่วมกับผู้ตรวจสอบติดตามการปิด CAR ให้แล้วเสร็จก่อนการประชุมงานบริหารคุณภาพ นำข้อมูลทั้งหมดมาทำรายงานและสรุปผลการตรวจให้กับผู้บริหารต่อไป (เอกสารเหล่านี้ จะถูกผู้ตรวสอบจาก CB ขอดูและตรวจสอบจาก QMR ที่มาตรวจประเมินครั้งแรก (Main Audit แต่บาง CB ตรวจครั้งที่หนึ่งก่อนเรียกว่า First Stepและต่อด้วย Second Step ซึ่งระยะเวลาที่จะมาตรวจประเมินขึ้นกับโรงงานพร้อมหรือไม่ เช่นภายในสิบห้าวัน หรือหนึ่งเดือน หรือสองเดือน) หรือโดยแทบจะทุกครั้งที่มาตรวจติดตามผลประจำปีหรือครบรอบการตรวจ (Surveillance) ซึ่งจะสุ่มตรวจฝ่ายใดก็ได้ แต่ QMR จะถูกตรวจสอบทุกครั้ง

17 Step4: การประชุมทบทวนงานบริหารคุณภาพ(Management Review Meeting
โดยQMR เตรียมการทั้งออกแผนงานการประชุม เชิญผู้ที่ต้องเข้าประชุม สรุปผลและนำเสนอหัวข้อการประชุมให้ครบถ้วนตามข้อกำหนดระบุไว้ (จะไปกล่าวใน Blog7 เรื่องชีวิตการเป็น QMR ที่ต้องส่งเสริม รณรงค์และรักษาระบบ) เอกสารและรายงานการประชุมจะถูกผู้ตรวจสอบจาก CB ขอดูและตรวจสอบจาก QMR ต้องเก็บรักษาให้เรียบร้อย ทางที่ดีที่สุดคือเก็บในแฟ้มเอกสาร จัดทำดัชนี เรียงลำดับและระบุให้ชัดเจน

การยื่่นรับรอง ISO9001:2008 กับ CB: (จะกล่าวแจกแจงอีกครั้งใน Blogที่ 7 ใน To be QMR)

1 เมื่อทำการครบทั้งสี่ขั้นตอนแล้ว ช่วงก่อนหน้านี้สักสองเดือน QMR อาจเริ่มเล็งๆว่าจะนำคัดสรรและเสนอ CB รายใดเข้ามารับรองระบบขององค์กรเรา หากว่ากรรมการผู้จัดการท่านไม่ได้สัั่งการเป็นการเฉพาะ โดยติดต่อสัก 5-10 CB ที่ลูกค้าเชื่อมั่น นอกจากเราจะเชื่อถือ หรือลูกค้าบางรายอาจร้องขอว่าโรงงานต้องได้รับรองจาก CB นั้นๆก็เคยพบ เช่นครั้งหนึ่งลูกค้าจากเยอรมันร้องขอว่าต้องมีใบ Certificate จาก TUV หรือ บางรายก็ร้องขอว่าต้องเป็น MASCI หรือ SGS, URS  อื่นๆ ผู้เขียนว่า ให้เชื้อเชิญแต่ละ CB เข้ามานำเสนอ เพื่อแข่งขันราคาหรือทำความรู้จักกันไว้ก่อน เผื่อว่ามีการอบรมทั้งประเภทฟรีและมีค่าใช้จ่าย ทางCB จะได้สื่อสารให้กับQMR ต่อไป

2 เหตุผลที่ CB กำหนดต้องครบทั้งสี่ขั้นตอน เนื่องจากว่าเวลามาตรวจสอบครั้งแรก หรือ First Step
จะได้มั่นใจว่าระบบดำเนินการจริง ไม่ใช่ว่ามาตรวสอบแล้ว กลับพบว่ายังไม่เสร็จ ไม่คืบหน้า ก็จะเสียเวลาซึ่งกันและกัน การมาตรวจสอบก็มีค่าใช้จ่ายเกิดขึ้น แต่ละ CB คิดไม่เท่ากัน ก็ให้ทาง CB ประเมินค่าใช้จ่ายมาให้ QMR ทั้งหมด เพื่อเราจะได้เผื่อเรื่องงบประมาณ (Budget) ได้ถูกต้อง

3 ทาง CB จะให้ QMR กรอกข้อมูลต่างๆ ทั้งประเภทโรงงาน จำนวนคนงาน ขอบข่ายที่ขอรับรองเช่น การผลิต การบริการ หรือว่ามีการออกแบบและพัฒนาหรือไม่ ปัจจุบันมีมาตรฐาน ISO 9001 ที่ให้การรับรอง โดยขอบข่ายที่รับรองว่ามีการออกแบบและพัฒนา ก็จะไประบุในใบ Certificate  ไม่มีแบ่งแยกเป็น ISO 9002 หรือ ISO 9003 ประวัติที่มาเหล่านี้ รวมทั้งใจความข้อกำหนดที่สำคัญๆ ผู้เขียนจะหาเวลาเขียนลงใน Blog6 ต่อไป
ขอเน้นว่าทุกอย่างควรกรอกจริงเพื่อผู้ตรวจสอบจะได้ประเมิน Manday ได้ถูกต้องว่ามีค่าใช้จ่ายเท่าไร
กิจกรรมไหนมี ก็ระบุว่ามี หากไม่มีก็แจ้งละเว้นไว้ เวลาการตรวจสอบจริง หากผู้ตรวจสอบพบข้อมูลไม่จริง จะทำให้ขาดความเชื่อถือกัน บางเรื่องอาจถูกปรับเป็นข้อบกพร่องหรือถูกลดขอบข่าย การสร้างมิตรภาพกับผู้ตรวจสอบก็สำคัญ ปกติการตรวจสอบห้ามแนะนำ พบก็ให้รายงานตามจริง แต่เมื่อมิตรภาพดี บางครั้งผู้ตรวจสอบพบเห็นสิ่งที่ดีๆก็อาจเล่าให้ฟัง ก็นับว่าเกิดประโยชน์ แต่สิ่งที่เป็นความลับแต่ละองค์กร ก็มีจรรยาบรรณและห้ามเปิดเผย

4 หลังจากตกลงกันแล้ว และกรรมการผู้จัดการลงนามเลือก CB จากนั้น QMR ต้องนำส่งคู่มือคุณภาพ หรือ QM และ ระเบียบปฎิบัติหรือ Procedure เอกสารรับมอบอำนาจ ใบจดทะเบียบบริษัท (สอบถามกับ CB แต่ละแห่ง)ให้กับทาง CB พอถึงวันตรวจประเมิน ทางQMR จะไปรับผู้ตรวจสอบ หรือให้ผู้ตรวจสอบมาโรงงานด้วยตนเองก็ตกลงให้เรียบร้อย ผู้เขียนมองว่า การที่โรงงานและ QMR ไปรับผู้ตรวจสอบย่อมเป็นผลดี สร้างความนับถือต่อกัน ระหว่างเดินทางก็พอมีเวลาปรึกษาแต่ต้องไม่รบกวนสมาธิของผู้ตรวจสอบ  บางครั้งก็อาจจะเหนื่อยจากการเดินทางก็ให้ผู้ตรวจสอบพักบ้าง (หรือบางครั้งเราก็ให้เกียรติ์เรียกว่า อาจารย์ ก็กรุณาเรียกให้เต็มคำ อย่าเรียกย่อว่าว่า จาน ดูไม่สุภาพ)

มีเรื่องเล่าให้ฟัง สมัยที่อยู่โรงงานหนึ่งมีน้องล่ามชื่อ ตุ๊ก ก็อย่าไปเรียกเบิ้ลว่า ตุ๊ก ตุ๊ก ถ้าจะเรียก ตุ๊ก ตุ๊ก ต้องไปแถวเยาวราช แต่คำพูดมันก็สื่อสารให้เข้าใจอย่างนั้นเช่นกัน เช่นชื่อคุณเฉลิม ก็มีทั้งประเทศ ไม่รู้ว่าเป็นเหลิมไหน พอเราตกหล่นคำหรือไปเรียกว่า อ้ายเหลิม กลับเข้าใจตรงกันว่าเป็นใคร ในระบบคุณภาพการสื่อสารต้องชัดเจน และมีหัวข้อเรื่องการชี้บ่งและสอบกลับได้ จะเขียนลงบทความ Blog ที่6 เกี่ยวกับข้อกำหนด (Requirement)  อย่าเพิ่งเบื่อนะครับ ยังไม่ได้ทำภาพหรือทำLink หากนำภาพมาลงมากๆ ก็เกรงว่าไฟล์ข้อมูลในบล๊อกจะบวม

5  ณ วันตรวจสอบจริง ก็จะมีพิธีการประชุมเปิด (Opening Meeting) เพื่อผู้ตรวจสอบชี้แจงหลักเกณฑ์และวิธีการตรวจสอบ เช่น ดูจากเอกสาร สัมภาษณ์คนทำงานและไปตรวจสอบหน้างานจริง  จะร้องขอไกด์นำทาง และการอำนวยความสะดวก อาหารกลางวันก็ขอจัดให้ภายในโรงงาน ไม่อยากไปข้างนอก แต่ผู้ถูกตรวจสอบหรือเรียกว่า Auditee ก็อยากพาไปข้างนอกมีสองจุดประสงค์คือตั้งใจอำนวยความสะดวกจริงและลดเวลาการถูกตรวจสอบ ท่านจงอย่าคิดอย่างนั้นเด็ดขาด เพราะจะมีการทดเวลาบาดเจ็บ (อย่างที่เราชมฟุตบอลโลกไง)

6 ผู้ตรวจสอบก็จะตรวจไปจนครบทุกฝ่ายและครบทุกข้อกำหนด ตกตอนเย็น ก็จะมีสรุปว่าวันนี้ไปพบเห็นอะไรมาบ้าง เมื่อเราทราบข้อบกพร่องนั้น จะรีบดำเนินการแก้ไขก็ได้ เป็นการแสดงว่าตั้งใจจริง แต่บางครั้งผู้ตรวจสอบยังออกเป็น CAR ให้ เนื่องจากต้องการเวลาการปรับปรุงที่เป็นทั้งระบบสักระยะหนึ่งก่อน เพื่อมั่นใจว่าจะไม่ไปพบปัญหาที่อื่น เช่นพบเครื่องมือวัดบางตัวเลยกำหนดการสอบเทียบ ก็ยังหมายความว่า ตัวอื่นที่ยังไม่ได้สุ่มตรวจก็อาจมีความพลั้งเผลอได้เช่นกัน คราวหน้าเวลามาตรวจติดตามผลหลังกรณีผ่านการรับรองแล้ว ก็อาจจะมีเวียนผู้ตรวจสอบท่านอื่นมาคือไม่ใช่คนเดิม แต่จะมีบันทึกในแฟ้มหรือรายงาน ผู้ตรวจสอบจาก CB คนใหม่ก็จะมาตามผล สุ่มมากขึ้นและดูแนวทางการแก้ไขและป้องกันว่าได้ประสิทธิผลดีแล้ว ก็จะปิด CAR ให้

7 การตรวจประเมินจากCB จึงเน้นการแก้ไขทั้งระบบ แต่การตรวจสอบภายในเรา อาจพบข้อบกพร่องหนึ่งเรื่อง ออก CAR หนึ่งใบและก็ปิดไป ความเป็นคนในจะรู้ที่มาที่ไปค่อนข้างมาก หากช่วยกันและแนะนำ สามารถกระทำได้ และให้พยายามมองเป็นการแก้ไขทั้งระบบด้วย พยายามฝึกน้องใหม่และพนักงานให้เข้าใจมากขึ้น จะได้ช่วยกันรักษาระบบ

8 เมื่อตรวจสอบครบถ้วน ณ วันสุดท้าย จะมีการประชุมปิด (Closing Meeting) QMR ควรประสานงานให้ผู้เกี่ยวข้องเข้าร่วมประชุมและมาก่อนเวลาเพื่อแสดงความพร้อมเพรียงขององค์กร สุดท้ายผู้นำการตรวจสอบหรือเรียกว่า Lead Auditor จะกล่าวขอบคุณและประกาศผลการตรวจประเมิน พบกี่ข้อบกพร่อง หากเป็นข้อบกพร่องหลัก (Major) ก็อาจถูกตรวจติดตามผลการแก้ไขภายในสามสิบวัน หากเป็นข้อบกพร่องย่อย (Minor) ก็แล้วแต่ CB บางแห่งก็ให้ถึงหกสิบวันต้องส่งแนวทางการแก้ไขไปให้ผู้ตรวจสอบ หรือประเภทข้อสังเกตุ ก็จะมาตรวจดูคราวหน้า เพราะหากไม่ปรับปรุง สิ่งเหล่านั้นอาจกลายเป็นข้อบกพร่องได้เช่นกัน

9 เมื่อทราบผลว่าผ่านการตรวจประเมิน ทางโรงงานก็ต้องรอจนกว่าทาง CB จะออกใบ Certificate ระหว่างนี้อาจร้องขอจดหมายรับรองเพื่อยืนยันว่าผ่านการตรวจสอบ เพราะบางกรณีก็มีลูกค้าร้องขอมา และกำลังอยู่ในขั้นตอนรอออกใบรับรองจริงจาก CB

10 จากนั้น CB จะแจ้งเรียกเก็บค่าใช้จ่ายทั้งหมด  ทุกคนก็ต้องรักษาระบบเพราะทุกๆเก้าเดือน หรือบาง CB เกือบจะเป็นหนึ่งปี (แต่ก่อนคือทุกๆหกเดือน พอโรงงานที่รับรองมากขึ้น ผู้ตรวจสอบมีจำกัด จึงมีการขยายเวลาออก) ต้องรับการตรวจติดตามผล(Surveillance) ในภาพรวมจะถูกตรวจครบสามครั้ง เมื่อครบสามปีที่รับรอง จะต้องมีการตรวจประเมินใหม่ทั้งหมด (Re-Audit) เนื่องจาก CB ก็มีมากแห่ง ก็จะมีการติดต่อมา เชิญชวนเปลี่ยนมาใช้บริการรับรองร่วมกัน หรือย้ายมาคือ Transfer และเสนอเงื่อนไขต่างๆ

การตรวจประเมินระบบบริหารคุณภาพ แบ่งออกเป็น 3 ประเภท คือ

1 First Party Audit คือ การดำเนินการตรวจติดตามคุณภาพภายใน(Internal Quality Audit: IQA) ของโรงงานหรือองค์กรนั้นๆกระทำกันเอง เพื่อตรวจหาข้อบกพร่อง ทำการแก้ไข เพื่อเตรียมความพร้อมก่อนที่จะถูกผู้ตรวจสอบจาก Certification Body:CB มาตรวจประเมินหรือมาตรวจติดตามผลการแก้ไข
สรุปง่ายๆว่า เราตรวจตัวเราเอง ความเชื่อมั่นก็มีระดับหนึ่ง หรือมีพอสมควร

2 Second Party Audit คือ การดำเนินการตรวจสอบระบบบริหารคุณภาพจากบุคคลภายนอก อาจเป็นลูกค้า หรือบุคคลที่มีส่วนได้ส่วนเสียและเกี่ยวข้องกันกับเรา รวมทั้งการไปตรวจประเมินผู้ส่งมอบ (Supplier Audit) ความเชื่อมั่นก็มีมากขึ้น เพราะไม่ใช่การตรวจตนเอง

3 Third Party Audit คือ การดำเนินการตรวจสอบระบบบริหารคุณภาพจากบุคคลภายนอก ที่ไม่มีส่วนได้ส่วนเสียและไม่มีความสัมพันธ์เกี่ยวข้องกันกับเรา เป็นบุคลที่สามที่มีความเป็นกลาง ความเชื่อมั่นย่อมมีมากที่สุด

คุณสมบัติของผู้ตรวจประเมิน (Auditor Qualification) ควรมีดังนี้

1  มีความเป็นกลาง เชื่อถือได้
2  มีความซื่อสัตย์ ยุติธรรม
3  มีความรู้ความเข้าใจในข้อกำหนดของมาตรฐานเป็นอย่างดี
4  มีความรู้ความสามาถ
5  มีประสบการณ์ในงานที่ตรวจ
6  ได้รับการฝึกอบรมมาเป็นอย่างดี
7  มีเวลาในการเตรียมตัวเพื่อตรวจประเมิน
8  เป็นคนทันสมัย รับรู้ในวิทยาการใหม่
9  สามารถสื่อสารได้ชัดเจนและถูกต้อง
10 เป็นคนมีเหตุผล มีสัมมาคาราวะกับผู้อื่น และยอมรับความผิดพลาดของตนเอง

การตรวจติดตามคุณภาพภายใน (Internal Quality Audit: IQA)
มีวัตถุประสงค์ คือ
1  จัดการบริหารงานคุณภาพให้สอดคล้องกับข้อกำหนดของมาตรฐาน ISO9001
2  พัฒนาระบบบริหารคุณภาพให้ดียิ่งขึ้น
3  ตรวจหาข้อบกพร่องเพื่อดำเนินการแก้ไข และปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

การตรวจประเมินผู้รับเหมาหรือผู้รับเหมาช่วง 
(Contractor/Sub-Contractor Audit)
รวมทั้งผู้รับจ้างทำต่างๆ (Supplier หรือ Vendor) ซึ่งการไปตรวจสอบก็จัดว่าเป็นวิธีการหนึ่งที่ใช้ควบคุม ซัพพลายเออร์ ผู้รับเหมาหรือผู้รับเหมาช่วง (Outsource Control) ด้วย

มีวัตถุประสงค์ คือ
1  เพื่อคัดหาซัพพลายเออร์ ผู้รับเหมาหรือผู้รับเหมาช่วงที่เหมาะสม
2  เพื่อเข้าไปช่วยแก้ไขปัญหา
3  เพื่อช่วยปรับปรุงการทำงานของซัพพลายเออร์ ผู้รับเหมาหรือผู้รับเหมาช่วง
4  เพื่อตรวจสอบว่าซัพพลายเออร์ ผู้รับเหมาหรือผู้รับเหมาช่วงทำตามข้อตกลงหรือสิ่งที่ได้กำหนดไว้
5  เพื่อติดตามผลการทำงานของซัพพลายเออร์ ผู้รับเหมาหรือผู้รับเหมาช่วง

สิ่งที่ผู้ตรวจประเมินระบบบริหารคุณภาพควรกระทำ มีดังนี้
1  รู้จุดประสงค์และขอบข่ายที่จะตรวจประเมิน
2  ซื่สัตย์ต่อหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย
3  ค้นหาแต่สิ่งที่เป็นจริง
4  เลือกสุ่มตรวจสอบและหาข้อมูลต่างๆด้วยความระมัดระวัง
5  แจ้งผู้รับการตรวจประเมิน (Auditee) รับรู้ถึงข้อบกพร่องที่เกิดขึ้น
6  มีความยุติธรรม หากความผิดพลาดเกิดจากผู้ตรวจประเมิน (Auditor) กระทำขึ้น เช่น แจ้งข้อบกพร่องผิดพลาด ควรยอมรับและกล่าวคำขอโทษต่อผู้รับการตรวจประเมิน(Auditee)
7  จดบันทึกในสิ่งที่ตรวจประเมิน เพื่อป้องกันความหลงลืมในภายหลัง
8  ตรวจประเมินด้วยความสุภาพ ให้เกียรติและเป็นมิตรกับทุกคน
9  พยายามรักษาเวลาตรวจประเมินให้ได้ตามที่กำหนด เช่น พักเที่ยงวัน ต้องหยุดทันที เพื่อรับประทานอาหาร มิฉะนั้นจะเกิดเรื่อง กล่องข้าวน้อยฆ่าออดิเตอร์ ก็คนเราหิวข้าวแล้ว อาจจะอารมณ์บูดได้
10 มีการเตรียมตัวที่ดีและจัดเตรียม Check List (ให้ดูBlogที่ 4 เรื่อง Check List) เพื่อตรวจประเมินให้ครบถ้วนทุกพื้นที่ ทุกกิจกรรม ครบข้อกำหนดของ ISO9001


สิ่งที่ผู้ตรวจประเมินระบบบริหารคุณภาพไม่ควรกระทำ มีดังนี้

1  ไปทำงานสายหรือไปตรวจสอบล่าช้ากว่าเวลาที่กำหนดไว้

2  นำความลับและข้อมูลต่างๆของผู้ถูกตรวจหรือขององค์กรไปเปิดเผยในทางเสียหาย หรือให้ผู้อื่นรับรู้

3  ให้คำแนะนำในระหว่างการตรวจประเมิน ยกเว้นว่า ผู้ถูกตรวจสอบไม่เข้าใจให้อธิบายให้รับรู้
ข้อนี้ หากเป็นผู้ตรวจสอบจากภายนอก จาก Certification Body(CB) ตามกฎและกติกา จะไม่แนะนำ ผู้เขียนมองว่าหากเป็นการตรวจสอบภายในกันเอง สามารถแนะนำได้ เพราะคนในด้วยกันรู้ดีว่าเป็นอย่างไร การทำ ISO 9001 ก็เพื่อการปรับปรุงร่วมกัน ส่วนคนนอกไม่แนะนำคือตามกฎ เพราะเป็นผู้มาตรวจสอบ เคยมีตัวอย่างจริงให้เป็นข้อคิดอุธาหรณ์ พอคนนอกมาแนะนำ พนักงานโรงงานก็ทำตาม คราวหน้าของการตรวจติดตามผล(Surveillance) ปรากฎว่าผู้ตรวจสอบจาก CBท่านนั้นไม่ได้มา เป็นผู้ตรวจสอบคนใหม่มา ปรากฎว่า ไม่ยอมรับวิธีการแก้ไขที่คนเก่าเคยแนะนำไว้ พนักงานคนหนึ่งพูดว่า ผู้ตรวจสอบ(Auditor จาก CB) เป็นคนแนะนำให้ผมทำแบบนี้ ทำไมไม่ให้ผ่าน ผู้เขียนคิดว่า ต่อไปผู้ตรวจสอบจากภายนอก จะไม่กล้าแนะนำ เพื่อตัดปัญหา ทั้งที่มีความหวังดี บางวิธีการ โรงงานหนึ่งทำได้ แต่อีกโรงงานกลับทำไม่ได้ เพราะศักยภาพคนทำงานไม่เท่ากัน อย่างโรงงานอาแปะ อากู๋ จะสู้ระบบอย่างโรงงานซิเมนต์ไทย หรือ SCG ย่อมไม่ได้อยู่แล้ว เรื่องการแนะนำนั้น ส่วนใหญ่ผู้ตรวจสอบมักจะปรึกษาหารือกับ QMR เป็นหลัก หรือเล่าให้ฟังควรทำอย่างไร จะได้ไม่มีปัญหากับพนักงานบางท่านที่อาจคิดหรือเข้าใจเพียงมุมเดียว

4  ตรวจประเมินเบี่ยงเบนไปจากแผนการตรวจประเมินที่ได้กำหนดไว้ เว้นเสียแต่มีความจำเป็นจริงๆ

5 เปรียบเทียบสิ่งไม่ดีของแต่ละบุคคลหรือของแต่ละฝ่ายให้ผู้อื่นหรือฝ่ายอื่นรับรู้ เช่น ฝ่ายวิศวกรรมทำงานเท้าไม่ติดดินเลย ฝ่ายตรวจสอบก็ไปแค่มองๆแล้วก็กลับ ฝ่ายผลิตทำแต่ของเสียควบคุมกระบวนการยังไม่เป็นเลย คำพูดเหล่านี้ไม่ควรหลุดออกมา

6  พูดมากหรือพูกพร่ำเพรื่อ

7  เปรียบเทียบประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานแต่ละคนหรือแต่ละฝ่ายให้ผู้คนรับรู้

8  พูดบ่นหรือประพฤติตนจุกจิกจู้จี้ตลอดเวลาการตรวจประเมิน

9 พูดว่าไม่เข้าใจไม่รู้เรื่องและว่ากล่าวผู้ถูกตรวจประเมิน(Auditee)ไม่ว่ากรณีใดๆทั้งสิ้น

10 โอ้อวดความสามารถ

การวางแผนและการเตรียมตัว ก่อนไปตรวจประเมิน มีดังนี้

1  รู้ถึงจุดประสงค์ที่จะไปตรวจประเมิน

2 รู้ขอบข่ายที่จะไปตรวจประเมิน

3  คัดเลือกผู้ร่วมทีมที่มีความชำนาญ (ปกติภายในองค์กร QMR จะเป็นผู้พิจารณาหรือปรึกษากับทุกฝ่าย หากว่าเป็นหน่วยงานที่ให้การรับรอง(CB) มักเลือกผู้ชำนาญที่สอดคล้องกับประเภทธุรกิจหรืออุตสาหกรรมที่จะไปตรวจประเมิน)

4  หัวหน้าทีมตรวจ มอบหมายหน้าที่และความรับผิดชอบให้ผู้ร่วมทีมรับไปดำเนินการ เช่น ช่วยทำ บางส่วนของ Check List ที่จะใช้ตรวจประเมิน

5  มีความรู้ในข้อกำหนดของมาตรฐานเป็นอย่างดี (ปกติ QMR จะรู้มากที่สุด ควรเน้นฝึกฝนให้ผู้ตรวจสอบทุกคนมีความสามารถในการตรวจประเมินได้อย่างถูกต้อง)

6  ทำการติดต่อกับฝ่ายหรือผู้ที่จะถูกตรวจ(Auditee) เพื่อยืนยันกำหนดการตรวจและเวลาที่พร้อมซึ่งกันและกัน

7  หัวหน้าทีมตรวจสอบ(Lead Auditor หรือ Team Leader)ต้องหาเวลาทบทวนถึงความพร้อมของทีมงานที่จะไปตรวจประเมิน และความพร้อมของฝ่ายที่ต้องรับการตรวจประเมิน(Auditee) เช่น ผู้จัดการฝ่ายนั้นและผู้เกี่ยวข้องอยู่หรือไม่ ไม่ใช่ว่า เวลาไปตรวจจริง กลับออกนอกโรงงาน หรือวันตรวจ ผู้เกี่ยวข้องลางาน เป็นต้น

8  พิจาราถึงขีดความสามารถของฝ่ายที่ถูกตรวจประเมินในด้านการจัดการคุณภาพว่าเป็นไปตามข้อกำหนดหรือไม่

9  แจ้งยืนยันแผนการตรวจประเมินให้ฝ่ายที่ต้องรับการตรวจประเมิน(Auditee)รับทราบทั้งวันและเวลาที่จะไปตรวจอย่างเป็นทางการ (ปกติ QMR จะแจ้งแผนรวมของการตรวจประเมินทุกฝ่ายให้ทราบไปแล้ว)

10 จัดเตรียม Check List ให้พร้อมเพื่อใช้ตรวจประเมินความสอดคล้องกับข้อกำหนดของ ISO9001

ขั้นตอนการตรวจประเมิน มีดังนี้
1  ทำการประชุมเปิด (Opening Meeting)
2  ทำการตรวจหา(ตรวจประเมิน)และทบทวนสิ่งที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนด (Audit and review Non-Conformity)
3  ทำการประชุมปิด(Closing Meeting)

การประชุมเปิด (Opening Meeting) คือพิธีการที่คณะผู้ตรวจประเมินมีการประชุมชี้แจงกับทางผู้บริหาร ถ้าเป็นผู้ตรวจสอบจาก CB จะทำแบบเป็นทางการเพื่อให้ผู้บริหารของบริษัทที่ยื่นขอรับการตรวจรับรองระบบเข้าใจในจุดประสงค์ของการตรวจประเมิน ขอบข่ายที่ขอรับการรับรอง ชี้แจงหลักเกณฑ์และเงื่อนไขในการกำหนดข้อบกพร่อง ขอสิ่งอำนวยความสะดวกพร้อมไกด์หรือผู้นำทางในระหว่างการตรวจ สุดท้ายขออนุญาตเข้าตรวจประเมินระบบบริหารคุณภาพ

แต่การตรวจติดตามคุณภาพภายใน อาจทำเป็นแบบทางการกับผู้จัดการฝ่ายที่รับผิดชอบหรือแบบกึ่งทางการก็ได้ เพื่อชี้แจงหลักเกณฑ์และเงื่อนไขในการกำหนดข้อบกพร่องเช่นกัน บางท่านถามว่าไม่ทำได้ไหม ผู้เขียนคิดว่าควรทำบ้างเพื่อเข้าใจกติกาตรงกัน เป็นการหารือกัน จริงอยู่อาจไม่ทำการประชุมเปิดก็ไม่มีใครว่าอะไร ถึงวันและเวลาที่นัดหมาย มาถึงก็ตรวจเลย ซัดอย่างเดียว คงจะเครียดพอสมควร ทำตามที่อบรมของหลักสูตร Internal Audit หรือ Lead Assessor ก็ไม่เสียเวลาสักเท่าไร ทักทายสักนิด ก็สร้างบรรยากาศได้พอสมควร 

ขั้นตอนการประชุมเปิด มีดังนี้

1  คณะผู้ตรวจประเมินขอพบผู้บริหารหรือผู้จัดการฝ่าย
2  หัวหน้าทีมตรวจประเมิน(Lead Auditor) กล่าวแนะนำตนเองและทีมงาน อาจใช้ตัวช่วยเช่นผู้เชี่ยวชาญหรือผู้ชำนาญงานนั้นๆในแต่ละสาขาอาชีพ
3  หัวหน้าทีมตรวจประเมิน(Lead Auditor) ชี้แจงถึงจุดประสงค์และขอบข่ายการตรวจประเมิน
4  หัวหน้าทีมตรวจประเมิน(Lead Auditor) ชี้แจงกำหนดการตรวจประเมิน แต่อาจปรับเปลี่ยนให้เหมาะสม และเพื่อความสะดวกกันทั้งสองฝ่าย
5  ชี้แจงหลักเกณฑ์การตรวจประเมิน การกำหนดประเภทของข้อบกพร่อง เช่นข้อบกพร่องหลัก(Major) ข้อบกพร่องย่อย(Minor) หากเป็นผู้ตรวจสอบจาก CB กรณีมีข้อบกพร่องหลัก(Major) ยังไม่สามารถเสนอชื่อโรงงานหรือบริษัทนั้นเข้าสู่คณะกรรมการพิจารณาให้การรับรองระบบ จนกว่าข้อบกพร่องหลักจะได้รับการแก้ไขแล้วเสร็จ หากเป็นการตรวจประเมินภายใน จะเป็นข้อบกพร่องใด ก็ควรรีบแก้ไข หรือจะไม่แบ่งประเภทข้อบกพร่องก็ได้ เอาเป็นว่า ถ้าพบสิ่งที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนดถือว่าบกพร่อง ต้องทำการแก้ไขทันที
6  ภายหลังการตรวจประเมิน คณะผู้ตรวจประเมินจะมีรายงานผลให้ และแจ้งว่าพบข้อบกพร่องอะไร มีจำนวนเท่าไร
7  คณะผู้ตรวจประเมินให้คำมั่นสัญญาจะไม่แพร่งพราย ทุกอย่างที่พบเห็นถือว่าเป็นความลับและจรรยาบรรณในการปฎิบัติหน้าที่
8  ขอทราบข้อห้าม กฎ ระเบียบที่ต้องปฎิบัติในระหว่างการเข้าพื้นที่ตรวจประเมิน เช่น เรื่องความปลอดภัย เป็นต้น
9  คณะผู้ตรวจประเมิน อาจร้องขอสิ่งอำนวยความสะดวกที่จำเป็นต้องใช้ในระหว่างการตรวจประเมิน เช่นห้องทำงานเพื่อรวบรวมข้อบกพร่องก่อนจะทำการประชุมปิด
10  เปิดโอกาสให้ถามข้อสงสัย กล่าวคำขอบคุณและจบการประชุมชี้แจง (จากนั้นเริ่มการตรวจประเมิน)


 ขั้นตอนการตรวจหาและทบทวนสิ่งที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนด มีดังนี้
(Audit and review Non-Conformity :ใช้ทั้งทำ Internal Audit หรือ ถูกตรวจประเมินจากภายนอก)

ส่วนใหญ่ผู้ตรวจประเมินจะไปตรวจประเมินตามกำหนดการ มีการสุ่มสอบถามนโยบายคุณภาพ ขั้นตอนการทำงานต่างๆ ดูรายงานต่างๆ และตรวจสอบการปฎิบัติงานสอดคล้องกับที่กำหนดหรือไม่ เพื่อประเมินประสิทธิผลของการทำงานของผู้ปฎิบัตงานจริง ของฝ่ายนั้น หรือขององค์กรนั้น ฉะนั้นการตรวจประเมินจะติดตามจากผู้จัดการ หัวหน้างาน พนักงาน โดยมีสิ่งที่ต้องติดตามดู เช่น

1  ติดตามดูในด้านความรู้ความเข้าใจในนโยบายคุณภาพ(Quality Policy) การมีส่วนร่วม ระเบียบการทำงาน(Procedure) และขั้นตอนการทำงาน(Work Instruction:WI) ว่าทำตามที่เขียนและเขียนตรงกับที่ทำอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลหรือไม่

2  ติดตามดูและประเมินว่ามีการนำระบบบริหารคุณภาพไปปฎิบัติ(Implementation) ผลเป็นอย่างไร
ควรมีข้อมูลการทำงานไม่น้อยกว่าสี่เดือนเพื่อจะได้เปรียบเทียบผลของงานได้

3  มีการทำ Internal Audit ไปครบทุกฝ่าย ครบทุกกิจกรรมแล้วหรือไม่ ข้อบกพร่อง(Discrepancy หรือ CAR ที่ถูกออก CAR ทั้งภายในและ CAR ภายนอกที่ได้รับจาก CB)ที่เกิดขึ้นได้ดำเนินการแก้ไขแล้วเสร็จหรือมีความคืบหน้าเพียงใด

4 มีการทำการประชุมทบทวนงานบริหารคุณภาพ (Management Review Meeting) แล้ว โดยแต่ละฝ่ายที่มีส่วนร่วม ต้องทำ ต้องปฎิบัติตามที่กำหนดหรือไม่ ดูว่าผู้จัดการฝ่ายเข้าร่วมประชุมหรือไม่ งานที่ค้างหรือถูกComment ได้นำไปปฎิบัติแล้วหรือไม่

5  ติดตามดูเรื่องการฝึกอบรม(Training) ว่าเป็นไปตามแผนหรือไม่ การจัดพนักงานเข้ารับการฝึกอบรมครบทุกหัวข้อตามที่ระบุไว้หรือไม่ หัวข้อการทำ OJT มีอะไร ใครสอนและผู้ประเมินผลเป็นใคร มีวิธีการอบรมอย่างไร มีวิธีการประเมินผลอย่างไร ถูกต้องและชัดเจนหรือไม่

6  ติดตามดูข้อบกพร่องด้านคุณภาพ (Quality Problem หรือ ปัญหาคุณภาพ) ที่เกิดขึ้นบ่อยครั้งได้รับการวิเคราะห์และแก้ไขอย่างไร(Analysis and Corrective Action)

7  ตรวจประเมินระบบเอกสาร(Document System) กำหนดวิธีการควบคุมอย่างไร การจัดทำ การแจกจ่าย การยกเลิก การแก้ไขเอกสาร รวมทั้งการควบคุมเอกสารจากภายนอก(External Document)

8  ตรวจประเมินการจัดซื้อ(Purchasing) ดูวิธีการคัดเลือก(Selection) ดู AVL หรือ ASL ดูการประเมินผล(Evaluation) รวมทั้งการควบคุมผู้รับเหมา(Contractor)/ผู้รับเหมาช่วง(Sub-Contractor)จากภายนอกทำอย่างไร(Outsource Control) มีการวิเคราะห์ผลเกี่ยวกับซัพพลายเออร์(Supplier Analysis)หรือไม่

9  ติดตามอย่างรัดกุมโดยใช้แผนคุณภาพ(Quality Plans) พิจารณาและทบทวนว่าถูกต้องหรือไม่ทุกหัวข้อสำคัญๆที่มีผลกระทบกับคุณภาพ

10 ตรวจประเมินแผนการผลิต(Production Plans) การทบทวนแผนการผลิต สภาวะการผลิต การควบคุมกระบวนการต่างๆ(Process Control)

11 ตรวจประเมินการซ่อมบำรุงรักษาเชิงป้องกัน(Preventive Maintenance) ปฎิบัติได้ตามแผนที่ผลิตหรือไม่

12 ตรวจประเมินการตรวจสอบและทดสอบต่างๆ(Inspection and Testing) ทำถูกต้องตามแผน ตามวิธีการที่กำหนดหรือไม่

13 ตรวจประเมินการสอบเทียบ (Calibration) มีแผนการสอบเทียบ ทำครบถ้วน ครอบคลุมช่วงการใช้งานและเป็นไปตามมารตฐานที่ยอมรับหรือม่

14 ตรวติดการแสดงสถานะทั้งการตรวจสอบ การทดสอบ การชี้บ่ง(Identificatio )ต่างๆ รวมทั้งสามารถสอบกลับได้(Traceability) หรือไม่

15 ติดตามการควบคุมผลิตภัณฑ์ที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนด (Control of Non-Conforming Product) มีกำหนดวิธีการอย่างไร

16 ตรวจติดตามการจัดเก็บวัตถุดิบ(Raw Material) ผลิตภัณฑ์สำเร็จรูป(Finish Good Product) การควบคุมปริมาณ(Stock) สภาวะการจัดเก็บ(Storage)ถูกต้อง เหมาะสมหรือไม่ ตรวจการเคลื่อนย้าย(Handling) การดูแลรักษา(Preservation)ต่างๆ การบรรจุ(Packaging) บรรจุภัณฑ์ต่างๆ รวมทั้งการขนส่ง(Delivery)ว่าเป็นอย่างไร

17 มีการทำช่วงอายุใช้งาน(Shelf Life) ของสารเคมีหรือไม่ อย่างไร(กรณีที่มีสารเคมีสำคัญ จำนวนและปริมาณที่มาก) และสารเคมีมีผลกระทบด้านคุณภาพของสินค้าหรือไม่ ควบคุมอย่างไร

18 ติดตามการจัดเก็บบันทึกคุณภาพ การดูแลรักษา การป้องกันบันทึกด้านคุณภาพที่สำคัญไม่ให้เสียหายชำรุดหรือสูญหาย ระยะเวลาการจัดเก็บและทำลาย อย่างไร

19 ตรวจสอบว่ามีการบริการ(Servicing)หรือไม่ อย่างไร และได้ปฎิบัติตามที่กำหนดหรือไม่

20 มีการกำหนดหรือชี้บ่งถึงความจำเป็นที่ต้องนำกิจกรรมใดมาช่วยงานหรือไม่ มีการนำเครื่องมือ(Tools)ต่างๆ และวิธีการทางสถิติมาใช้งานและสามารถใช้งานอย่างถูกต้องหรือไม่

ทั้ง 20 ข้อข้างบนเป็นเพียงแนวทางที่แนะว่า เวลาไปตรวจประเมินตามขั้นตอน ต้องตรวจอะไร ต้องตรวจหลักสำคัญก่อน ยกตัวอย่างของงานจัดซื้อ ตามข้อที่ 8 (ข้างบน) แต่การตรวจประเมินให้ครบถ้วนไม่ตกหล่น ควรใช้ Check List (ให้ดูรายการของ Check List ที่ตรวจประเมินฝ่ายต่างๆ เขียนไว้ใน Blogที่ 4) แล้วนำสิ่งที่พบจากการตรวจประเมินว่าบกพร่อง มาทำการทบทวน(Review) อีกครั้งว่าผู้รับการตรวจประเมิน(Auditee) ปฎิบัติในสิ่งที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนดมีอะไรบ้าง เพื่อแจ้งให้ทราบและส่งรายงานให้รับเรื่องผลการตรวจประเมิน(Audit Result หรือ Audit Report) ขั้นตอนช่วงนี้ มักมีการประสานงานกับตัวแทนฝ่ายบริหารหรือ QMR ตลอดเวลา ไม่ว่าจะเป็นการทำ Internal Audit ภายในองค์กร หรือการทำ External Audit จาก CB

จากที่เขียนมา เป็นเพียงบางแง่มุม ที่แนะให้ทราบว่า ผู้ตรวจประเมิน(Auditor) จะขอดูหลักฐานอะไรบ้าง(Evidence) ในทางกลับกันเมื่อเราต้องถูกตรวจประเมินต้องเตรียมตัวหรือตั้งรับอย่างไร
การตรวจประเมินในระบบบริหารคุณภาพมีงานต้องให้ตรวจมาก ยิ่งโรงงานขนาดใหญ่ พื้นที่มาก กิจกรรมมากมาย คงไม่สามารถตรวจสอบได้ครบถ้วน จึงต้องใช้วิธีการสุ่ม บางโรงงานมีข้อตกลงร่วม(Interface Agreement) กับบริษัทอื่น หรือหน่วยงานอื่น อาจต้องเข้าไปตรวจประเมินด้วยว่าปฎิบัติครบถ้วนตามข้อตกลงหรือไม่ เพราะเวลายื่นขอรับการรับรองจากองค์กรภายนอก(Certification Body:CB) ก็อาจถูก ผู้ตรวจสอบจาก CB ขอตรวจสอบได้ด้วย สรุปอย่าลืมใช้ Audit Check List


3 การประชุมปิด(Closing Meeting)  มีดังนี้

1 หัวหน้าทีมตรวจประเมิน(Lead Auditor)กล่าวคำขอบคุณผู้บริหาร ผู้จัดการฝ่ายและพนักงาน ที่ให้ความร่วมมือตลอดการตรวจประเมินและการอำนวยความสะดวกต่างๆ

2 กล่าวถึงจุดประสงค์และขอบข่ายที่ตรวจประเมินอีกครั้ง

3 ชี้แจงการตรวจประเมินโดยการสุ่ม (Sampling)  ได้พบหลักฐานข้อบกพร่องอะไรบ้าง หรือกรณีที่ไม่พบข้อบกพร่อง อาจสุ่มไม่พบหรือมีเวลาจำกัด ขอให้ฝ่ายนั้นๆกลับไปจัดการ ดูแลและรักษาระบบเพื่อเกิดประโยชน์ต่อฝ่าย หรือองค์กร

4 สรุปผลการตรวจประเมินครั้งนี้พบ หรือไม่พบข้อบกพร่อง ถ้ามีข้อบกพร่อง แจ้งให้ทราบพบกี่ข้อบกพร่อง เป็นข้อบกพร่องหลัก(Major) และบกพร่องย่อย(Minor)อะไรบ้าง

5 กรณีมีข้อบกพร่อง จะสอบถามว่าจะตอบข้อบกพร่องหรือแก้ไขแล้วเสร็จเมื่อใด หากเป็นผู้ตรวจสอบจาก CB จะให้เวลา 30-60 วัน ขึ้นกับCB และขึ้นกับลักษณะปัญหายากง่ายของข้อบกพร่อง
ส่วนการทำ Internal Audit ปัจจุบันมักเขียนใบร้องขอให้แก้ไขข้อบกพร่อง(Corrective Action Request:CAR)ไม่เสร็จในวันประชุมปิดหรือเขียนไม่ค่อยทัน หรืออาจไม่เขียน ทยอยมาส่งให้ฝ่ายที่ถูกตรวจสอบในภายหลัง ผู้เขียนคิดว่าควรแจ้งว่าพบข้อบกพร่องมีเท่าไร อะไรบ้างให้ชัดเจนก่อน ตัดปัญหาที่จะมาถกเถียงกัน และยอมรับหรือไม่รับCAR (หากทำได้แบบผู้ตรวจประเมินจาก CB จะดีมาก)

6 ทีมงานผู้ตรวจสอบเปิดโอกาสให้ซักถามข้อสงสัยได้

 หัวหน้าทีมตรวจประเมิน(Lead Auditor)กล่าวคำขอบคุณอีกครั้ง

8 ปิดการประชุม(Closed Meeting) QMR ส่งแขก(หมายถึงผู้ตรวจสอบ) เดินทางกลับโดยสวัสดิภาพ

เรื่องเล่าให้ฟังเปลี่ยนบรรกาศ:
วันที่ 27 พฤศจิกายนที่ผ่านมา (2012) ได้มีเวลาผ่านไปแถวสามย่าน ผู้เขียนเลยแวะเข้าไปในจุฬาฯ เพื่อไปกราบสวัสดีอาจารย์ที่เคยสอนเรามา แต่ลืมไปว่า เวลาผ่านไปนานมาก หลายคณาจารย์ก็เกษียณไปเสียส่วนใหญ่ บางท่านก็ถึงแก่กรรมไปแล้ว ต่อมาได้พบ ศาสตรจารย์กิตติคุณ (ศ) ไพบูลย์  นัยเนตร ท่านก็เกษียณไป 15 ปีแล้วยังแข็งแรงพอสมควร ปัจจุบันก็ยังมาช่วยสอนนิสิต ผู้เขียนรักและเคารพท่านมาก ดีใจที่พบท่าน ได้เคยไปรถยนต์จุฬา สมันก่อนมีอยู่หนึ่งคันเก่ามาก นิสิตทั้งคณะเรียกว่า E แก่  แต่ก็ลุยทั่วประเทศ ท่านไปสำรวจปู และทำวิจัยต่างๆด้านวิทยาศาสตร์ ท่านพบปู กุ้ง กั้ง สายพันธ์ใหม่มากมาย ซึ่งปูพันธ์ใหม่ได้รับพระราชทานนาม ปูเจ้าฟ้า หากใครสนใจก็ไปดูที่คณะวิทยาศาสตร์ จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย ที่ตึกขาวมีห้องพิพิธภัณฑ์แสดงเกี่ยวกับสัตว์มากมาย ส่วนตึกแดงจะหมายถึง ตึกที่คณะวิศวกรรมศาสตร์ ซึ่งต่อมาผู้เขียนมาเรียนต่อด้านวิศวกรรมศาสตร์ หลังจบปริญญาตรีด้านชีววิทยา พูดถึงตึกแดง ตึกขาว นิสิตจุฬายุคเก่าจะรู้ดี เป็นตึกเก่าแก่ มีรูป ร. 5 กลางคืนไม่มีใครกล้าไปนอนค้าง กลับหอพักซีมะโด่งดีกว่า บางท่านพูดตึกขาวจะนึกถึง อาจารย์ คลุ้ม  วัชโรบล ผู้แต่งหนังสือชีววิทยาเล่มหนาๆ หลายท่านน่าจะเคยอ่านมา พูดถึงหอพักจุฬาฯ เดิมผู้เขียนได้เข้าพักหอเจ้าจอม ตอนเข้าปีหนึ่ง หอพักนี้เป็นเรือนเก่าแก่สองชั้น ปัจจุบันก็คือที่ตั้งของห้างมาบุญครองนั่นเอง ต่อมาขึ้นปีสองได้ย้ายมาอยู่หอซีมะโด่ง ที่อยู่ตรงข้ามกับโรงเรียนเตรียมอุดม คิดว่าปัจจุบันนิสิตใหม่ไม่มีใครรู้จัก หอเจ้าจอม

มาคุยต่อเรื่องทะเล นับย้อนไปสักสามสิบปีกว่าๆ ที่ประทับใจมาก เพราะได้มีโอกาสไปหลายๆจังหวัดกับท่านอาจารย์ ตะลุยไปทุกที่ที่มีถนนน นึกถึงเรื่องทะเลแสมสารกับท่านอาจารย์ไพบูลย์  ท่านพาไปดำน้ำทะเลและสำรวจประการัง พบว่าใต้ท้องทะเลสวยงามมาก มีอะไรที่เห็นแล้วตราตรึงใจ ก็เลยนำมาคุยผสมผสานกับการเขียนเรื่อง ISO  

กลับมาเรื่องไม่ประทับใจบ้างเกี่ยวกับการทำระบบ ISO ได้รับทราบจากบริษัทหนึ่งฟังแล้วไม่สบายใจเกิดที่ CB เล็กๆรายหนึ่ง ตัว CB ไม่ได้มีปัญหา แต่ปัญหาน่าจะมาจากพนักงานที่ไม่เข้าใจระบบการให้การรับรองมากกว่า หรือจะเหตุผลใดก็แล้วแต่ แต่ยกขึ้นมาเป็นอุธาหรณ์ หลังจากบริษัทยื่นขอรับรอง ISO มีเอกสารยืนยันมาถึงลูกค้า (บริษัท) ว่าผ่านการตรวจประเมินเอกสาร อยู่ๆพนักงานของ CB นี้ ก็มาขอเอกสารที่เป็นไฟล์ อ้างว่ามีผิด ทั้งที่ผ่านขั้นตอนการประเมินเอกสาร ยิ่งกังวลบวกงง แจ้งขอบข่ายรับรองมาก็ผิดพลาด ตรวจประเมินก็ออก CAR พบว่า 1 CAR เกิดผิดพลาด เกินไปจากขอบเขตขอรับรองแต่ลูกค้าไม่ทักท้วง

ต่อมาบริษัทส่งแนวทางการแก้ไข CB นั้นไม่ตอบกลับ บริษัทย่อมเข้าใจว่ายอมรับแนวทางการแก้ไขแล้ว ผลปรากฎว่าลูกค้าถามเรื่องการออกใบ Certificate กลับมาขอให้ส่งแนวทางการแก้ไขไปอีก ทำให้เสียเวลาไปเดือนกว่า พอลูกค้าตอบแนวทางไปให้ใหม่  ก็แจ้งกลับว่าการเขียนเอกสารในคู่มือคุณภาพ (Quality Manual: QM) กับระเบียบปฏิบัติหรือ Procedure ไม่ตรงกัน ย้อนกลับมาประเมินเอกสาร ทั้งที่คำว่า ผู้เกี่ยวข้องรับ Order (งานขาย) กับคำว่าฝ่ายขายรับ Order (งานขาย) คือสิ่งเดียวกัน ผู้ตรวจประเมิน (Auditor) ที่ตรวจหน้างาน (On Site)ไม่มีท้วงติง เข้าใจตรงกัน คือให้ผ่าน เพราะไม่ได้มาตรวจคำพูด หรือตรวจสำนวนโวหาร หรือถ้าจะให้ลูกค้าแก้ไข ต้องไปดำเนินการถัดไป หรือก่อนไป Surveillance หรือตรวจติดตามผล ที่จริงควรจะทักท้วงในขั้นตอนประเมินเอกสาร แต่กลับงกไปวนวา อย่างนี้จะเรียกว่าเป็นระบบและมืออาชีพหรือไม่  เพราะเรื่องที่มาท้วงติงภายหลังไม่มีระบุที่ Minor CAR ใดๆ ตามธรรมเนียมการตรวจประเมิน หรือน่าจะเป็นหลักปฏิบัติ ต้องให้ผู้ตรวจประเมินท่านนั้นเป็นคนตอบรับว่า แนวทางการแก้ไขยอมรับหรือไม่ ไม่ใช่ให้ใครก็ไม่ทราบ ไม่ได้ไปตรวจ On Site และไม่ได้ร่วมทีมตรวจประเมิน แต่มา Comment สิ่งเหล่านี้

กรณีนี้หากลูกค้ารู้ขั้นตอนการขอรับรองระบบ ISO  สามารถร้องเรียนไป UKAS ซึ่งเป็น AB (Acreditation Body)ได้ แต่ว่า CB (Certification Body) คงไม่รู้เรื่องมูลเหตุจากพนักงาน ต่อมาแจ้งลูกค้าว่าเจ้าหน้าที่คนหนึ่งลาออกไป ดูไม่สมเหตุผล เพราะเป็นการบริหารภายในของ CB ต้องให้ลูกค้าไม่เสียหาย หรือถูกทอดทิ้งและล่าช้า กรณีนี้ น่าเห็นใจบริษัทที่ต้องได้ใบ Certificate ล่าช้าด้วยเหตุผลจิ๊บๆ 

ข้อกำหนดให้ CB ต้องปฎิบัติ ไม่แน่ใจมีทราบกันแค่ไหน ดูองค์กรหนึ่งยื่นขอรับรอง FSSC 22000: 2010  หลังตอบแนวทางการแก้ไข Minor CAR แล้ว ภายใน 30 วัน ต้องได้รับใบ Certificate แต่องค์กรนั้นยื่น CB ใหญ่ มีความพร้อมและได้ NAC ซึ่งเป็นของไทย สังกัดสำนักงานมาตรฐานผลิตภัณฑ์อุตสาหกรรม กระทรวงอุตสาหกรรม (เป็น AB เหมือนกับ UKAS คุม CB ให้ทำงานในกรอบและกติกา) ปัญหาจาก เหตุจิ๊บๆ จึงไม่มีส่งผลกระทบความรู้สึกของลูกค้า

เขียนต่อคราวหน้า

ผู้เขียนทำในอดีต คือเขียน QM, Procedure ตัวอย่างและความรู้เกี่ยวกับ ISO ไว้ในหนังสือชื่อ แนวทางการแก้ไขปัญหาข้อบกพร่องในระบบคุณภาพ ที่เขียนไว้เมื่อปี พ.ศ. 2539 (คศ.1996) หมายเลข ISBN 974-634-405-6  จำนวน 130 หน้า สามารถนำมาศึกษาได้เช่นกัน

อ่านต่อ Blog 4 เรื่อง QMS Check List 






ไม่มีความคิดเห็น:

แสดงความคิดเห็น